Dataskydd och cookies

För bokföringstjänster finns en separat dataskyddsbeskrivning för kundregistret (PDF, på finska). Denna beskrivning gäller webbplatsen och inkommande kontaktförfrågningar.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig:
Tilitoimisto Pesa Oy
FO-nummer: 3525969-6

E-post: aspa@pesa.fi
Telefon: 0300 472 286

Kontaktperson i frågor som gäller registret:
Janne Lohilahti
janne.lohilahti@pesa.fi
0300 472 286

2. Vilka personuppgifter vi samlar in

Tilitoimisto Pesa Oy behandlar följande personuppgifter via webbplatsen:

• Uppgifter som lämnas via kontaktformulär och andra formulär på webbplatsen, såsom namn, e-postadress, telefonnummer, företagets namn, meddelandets ämne, meddelandets innehåll och andra uppgifter som lämnas i formuläret.
• Uppgifter kopplade till telefonsamtal, såsom telefonnummer, tidpunkt för samtalet, samtalets längd, samtalets innehåll, samtalsinspelning och anteckningar kopplade till samtalet.
• Tekniska uppgifter som automatiskt uppstår vid användning av webbplatsen, såsom IP-adress, webbläsarinformation, enhetsinformation, operativsystem, tidsstämplar, besökta sidor, hänvisningskällor och andra analys- och loggdata.
• Uppgifter som samlas in med hjälp av cookies och andra liknande tekniker.

Personuppgifter erhålls i första hand från den registrerade själv, när denne fyller i ett formulär, tar kontakt via e-post eller telefon, eller använder webbplatsen.

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

• Att ta emot, behandla och besvara kontaktförfrågningar.
• Att tillhandahålla offerter, information om tjänsten och annan begärd information.
• Att förbereda, sköta och dokumentera kundrelationen.
• Att utveckla kundservicen, tjänstens kvalitet och verksamheten.
• Kvalitetssäkring av telefonsamtal, hantering av reklamationer, verifiering av servicehändelser och förberedelse inför eventuella rättsliga anspråk.
• Att övervaka och utveckla webbplatsens funktion, användbarhet, informationssäkerhet och prestanda.
• Att ta fram besöksstatistik och analysera användningen av webbplatsen.
• Att förebygga och utreda missbruk, störningar och avvikelser i informationssäkerheten.

4. Rättsliga grunder för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter baseras på en eller flera av följande rättsliga grunder:

• Åtgärder före ingående av avtal på den registrerades begäran, när den registrerade ber om kontakt, en offert eller ett annat svar kopplat till tjänsten.
• Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse, när behandlingen är nödvändig för att sköta kundrelationer, kontaktförfrågningar, telefonsamtal, tjänstens kvalitet, webbplatsens informationssäkerhet och utveckling av verksamheten.
• Samtycke, när behandlingen baseras på uttryckligt samtycke, till exempel icke nödvändiga cookies eller separat begärd marknadsföringskommunikation.
• Rättslig förpliktelse, om behandling eller utlämnande av personuppgifter är nödvändigt för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.

När behandlingen baseras på berättigat intresse, utgörs det berättigade intresset av att sköta kundkommunikationen, säkerställa tjänstens kvalitet, utveckla verksamheten, upprätthålla informationssäkerheten samt hantera eventuella reklamationer och rättsliga anspråk.

5. Obligatoriska och frivilliga uppgifter

En del av de uppgifter som begärs i webbplatsens formulär kan vara obligatoriska för att en kontaktförfrågan ska kunna tas emot och behandlas. Sådana uppgifter är i regel åtminstone namn, e-postadress eller annan kontaktuppgift samt meddelandets innehåll eller ämne.

Om den registrerade inte lämnar de obligatoriska uppgifterna kan kontaktförfrågan eventuellt inte skickas eller besvaras på ett ändamålsenligt sätt.

Att inte lämna frivilliga uppgifter hindrar i regel inte att ärendet behandlas, men kan påverka hur smidigt det kan skötas.

6. Inspelning av samtal

Samtal till och från Tilitoimisto Pesa Oy:s nummer 0300 472 286 kan spelas in för kvalitetssäkring, utveckling av kundservicen, verifiering av servicehändelser, hantering av reklamationer samt förberedelse inför eventuella rättsliga anspråk.

Information om inspelningen ges innan inspelningen inleds.

Om den registrerade inte vill sköta sitt ärende via ett inspelat samtal kan denne kontakta oss via e-post på aspa@pesa.fi.

7. Cookies och analys

Webbplatsen använder cookies och andra liknande tekniker för att implementera webbplatsens tekniska funktion, informationssäkerhet, användbarhet och analys.

Webbplatsen använder nödvändiga cookies som krävs för att webbplatsen ska fungera.

Besöksanalys och livechatt tillhandahålls via HubSpots spårningsfunktioner endast om besökaren samtycker till dessa valfria kakor. På den nya webbplatsen i Cloudflare Pages används inte någon separat Google Analytics-kod.

Webbplatsen kan även använda HubSpot-relaterade cookies och identifierare i samband med HubSpots formulär- och spårningsfunktioner. Med hjälp av dessa kan man till exempel koppla en formulärinlämning till ett tidigare besök på webbplatsen, hantera sessioner och följa användningen av webbplatsen.

Icke nödvändiga kakor används endast med stöd av det samtycke som lagen kräver. HubSpots analys och livechatt använder samma spårningsskript och kräver ett gemensamt samtycke. Samtycket kan återkallas via knappen för kakinställningar i sidfoten. Eventuellt marknadsföringssamtycke i formulär begärs separat.

8. Mottagare och utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter görs inte tillgängliga för andra parter än dem som har rätt till dem baserat på sitt arbete, tillhandahållandet av tjänsten eller lagen. Personuppgifter kan behandlas av följande parter:

• Tilitoimisto Pesa Oy:s personal och andra behöriga personer utifrån sina arbetsuppgifter.
• HubSpot, som används för att ta emot formulärdata, som CRM-system, för kundrelationshantering samt för behandling av samtalsrelaterade uppgifter.
• Tekniska tjänsteleverantörer kopplade till HubSpots samtalsfunktioner, såsom Twilio, i den mån de deltar i att koppla upp och spela in samtal.
• Microsoft 365, som används för e-post, filhantering och internt arbete.
• AI-assistenter som Tilitoimisto Pesa Oy använder i det interna arbetet och som har beviljats åtkomst till Microsoft 365-miljön, till exempel Anthropic (Claude) och OpenAI (ChatGPT). AI-assistenterna används till exempel för att utarbeta meddelanden, söka information och förbereda arbetsuppgifter. De beviljas endast de åtkomsträttigheter som arbetsuppgifterna kräver, och rättigheterna begränsas och kontrolleras regelbundet.
• Cloudflare, vars Pages-tjänst används för att publicera och skydda webbplatsen.
• Andra leverantörer av webbplatsens tekniska underhåll.

Tilitoimisto Pesa Oy ansvarar för innehållet på webbplatsen. Uppgifter kan även lämnas ut till myndigheter eller andra parter om det finns en lagstadgad skyldighet till det.

9. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Tilitoimisto Pesa Oy strävar efter att personuppgifter behandlas inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

En del av de tjänsteleverantörer som används, eller deras underleverantörer, kan dock även behandla personuppgifter utanför EU eller EES. I sådana fall genomförs överföringen av personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning med hjälp av lämpliga skyddsåtgärder, till exempel standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen eller andra överföringsmekanismer som tillåts enligt lag.

Sådana tjänster är till exempel HubSpot, Microsoft 365, Cloudflare och de AI-assistenter som används, vars tjänsteleverantörer är amerikanska.

Den registrerade kan begära mer information om eventuella internationella dataöverföringar genom att kontakta den personuppgiftsansvariga.

10. Lagringstider för personuppgifter

Personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivs i denna beskrivning.

• Uppgifter som samlas in via webbplatsens kontaktformulär och andra formulär lagras i regel i högst 12 månader från det att kontaktförfrågan har slutbehandlats, om inte längre lagring är nödvändig till exempel för att förbereda en kundrelation, en reklamation, ett rättsligt anspråk eller av annan motiverad anledning.
• Samtalsinspelningar lagras i regel i högst 6 månader från inspelningstillfället, om inte längre lagring är nödvändig på grund av en reklamation, ett rättsligt anspråk, ett pågående ärende eller av annan motiverad anledning.
• Lagringstiden för HubSpots analysdata beror på tjänstens inställningar. Mer information kan begäras av den personuppgiftsansvarige.
• Cookies lagringstid varierar per cookie. En del cookies raderas när webbläsarsessionen avslutas, medan andra finns kvar tills deras angivna giltighetstid löper ut eller användaren raderar dem från sin webbläsare.
• Server- och informationssäkerhetsloggar lagras endast så länge det är nödvändigt för att säkerställa webbplatsens säkerhet och funktion samt för att utreda eventuellt missbruk.

Om en kontaktförfrågan leder till en kundrelation kan uppgifterna överföras till ett annat register, och lagras då enligt de lagringstider som gäller för det registret.

11. Den registrerades rättigheter

Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har den registrerade rätt att:

• få tillgång till personuppgifter som rör hen
• begära rättelse av felaktiga eller bristfälliga uppgifter
• begära radering av uppgifter
• begära begränsning av behandlingen
• invända mot behandlingen av personuppgifter
• få sina personuppgifter överförda från ett system till ett annat, i den mån rätten är tillämplig
• när som helst återkalla ett lämnat samtycke, om behandlingen baseras på samtycke
• lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet

Förfrågningar som gäller dessa rättigheter ska skickas via e-post till aspa@pesa.fi eller till den kontaktperson som anges i början av denna beskrivning.

Förfrågningar behandlas utan onödigt dröjsmål och i regel inom en månad från mottagandet. Vid behov kan den personuppgiftsansvariga begära ytterligare uppgifter för att bekräfta den registrerades identitet.

12. Informationssäkerhet

Tilitoimisto Pesa Oy skyddar personuppgifter med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Dessa åtgärder omfattar bland annat:

• skyddad nätverksanslutning
• begränsning av åtkomsträttigheter
• åtkomstkontroll
• underhåll och uppdatering av system
• loggning och övervakning
• instruktioner till personalen
• begränsning av databehandlingen till endast de personer vars arbetsuppgifter kräver det
• begränsning och regelbunden kontroll av de åtkomsträttigheter som beviljats AI-assistenter

13. Ändringar av dataskyddsbeskrivningen

Tilitoimisto Pesa Oy kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning om webbplatsens funktion, sätten att behandla personuppgifter, tjänsteleverantörer eller tillämplig lagstiftning ändras. Den aktuella dataskyddsbeskrivningen publiceras alltid på webbplatsen.